Как провести продуктивное и интересное совещание
Существуют ли собрания, на которых коллеги активно делятся идеями, а время в дискуссиях пролетает незаметно? Звучит, словно красивая корпоративная легенда. К сожалению, сегодня совещания нередко ассоциируются лишь с бесполезной тратой рабочих часов. И для многих компаний это становится рутиной. Скучной, малопродуктивной, но, почему-то, необходимой.
Однако, мы считаем, что собрания можно сделать не только полезными, но и интересными. Как? Расскажем в нашей статье.
Работа руководителей хорошо оплачивается не потому, что они постоянно задерживаются на деловых встречах и обсуждают текущие проблемы. Но все же эти процессы, а также постоянные отчеты и порой бессмысленные разговоры отнимают кучу времени.
К каждому совещанию важно готовиться заранее: ставить цели, выбирать участников, подводить итоги. Для того, чтобы собрание принесло результаты, необходимо тщательно изучить и усовершенствовать каждый его этап.
А можно ли вообще обойтись без совещания
Допустим, в компании появилась проблема, которая требует незамедлительного решения. Не нужно сразу же назначать собрание. Помните, что существуют и другие варианты обсуждения:
- Телефонный разговор.
- Селекторное совещание в виде аудио- или видеоконференции, на которой часть участников дискутирует, а часть — только слушает.
- Рассылка писем по электронной почте.
- Назначение ответственного за принятие решения.
Прежде чем созывать совещание, подумайте, есть ли в этом объективная необходимость. Сперва сформулируйте задачи для коллективного обсуждения и рассмотрите разные способы решения проблем.
Определяем цель совещания
Не забывайте о главной мудрости — сначала думать, а потом делать. В компаниях часто бывает наоборот: появилась проблема — срочно созываем коллег и разбираемся на месте.
Однако грамотный руководитель сперва должен понять, чего он ожидает от совместных дискуссий. Точно сформулированные тезисы помогут провести по-настоящему эффективное совещание.
Начальство может обозначить подобные цели:
- составить пошаговые инструкции для взаимодействия разных отделов;
- разработать стратегию увеличения продаж;
- сформулировать коммерческие или маркетинговые принципы компании.
Каждое положение необходимо конкретизировать. Если нужно достичь количественных показателей, указывайте их в цифрах и устанавливайте четкие сроки реализации. Например: «Разработать стратегию увеличения продаж на 10% на следующие два квартала».
Для качественного результата задайте образец: «Составить пошаговые инструкции для взаимодействия отделов продаж и закупок на основе действующего алгоритма работы между командой маркетинга и финансов».
SMART-технологии в постановке задач — это самый успешный способ достижения целей. Конкретизируйте запросы, устанавливайте точные числовые показатели, выдвигайте актуальные проблемы и четко организуйте время. Руководитель, который придерживается этих принципов, легко проведет продуктивное обсуждение.
Кто участвует в совещаниях
Одно из ключевых условий собрания — каждый высказывает свое мнение. Все присутствующие специалисты должны быть погружены в проблему и обладать компетенциями, которые помогут решить какую-либо часть вопроса.
Нередко на деле происходит по-другому — на собрание загоняют всех без разбора. Из-за этого приходится выслушивать даже тех, кто понимает проблему лишь отдаленно.
Прислушайтесь к каждому мнению
Часто «гениальные» идеи разбиваются о стену суровой реальности.
К примеру, топ-менеджер разработал эффективную, с его точки зрения, стратегию. Но на практике выяснилось, что исполнители не могут ее реализовать по ряду объективных причин. Кто-то сочтет такого управленца некомпетентным, однако подобные ситуации в бизнесе — вовсе не редкость.
Важно понимать, что все участники собрания — потенциальные потребители конечных результатов. Поэтому чем больше вариантов будет предложено, тем выше вероятность прийти к оптимальному решению.
-
Планируйте совещание
Сформулируйте повестку собрания и ознакомьте с ней участников. Приглашенные специалисты должны подготовиться к предстоящей дискуссии и разделить между собой обязанности. В противном случае придется выслушивать пусть и профессиональные, но все же субъективные аргументы. Решать проблему необходимо на основе четких фактов и аналитики. Подготовленные вопросы важно разделить по приоритетности и начать разговор с наиболее значимых. Если собрание затянется или наоборот, его придется резко прервать из-за непредвиденных обстоятельств, вы по крайней мере успеете обсудить актуальные положения. -
Проводите совещания утром
С важными и трудными задачами мы, как правило, эффективнее справляемся в первой половине дня. И хоть график работоспособности у каждого индивидуален, практика показывает, что даже организм сов работает в это время суток более продуктивно. С выбором дня недели не так все однозначно. В понедельник организм перестраивается на работу после отдыха, а в пятницу наоборот — расслабляется перед выходными. Делаем вывод: совещания лучше устраивать в середине недели — вторник, среду или четверг. -
Устанавливайте четкие тайминги
По мнению специалистов, собрание пройдет эффективнее, если оно будет ограничено 30-тью минутами или часом. Когда обсуждение затягивается, люди устают и начинают отвлекаться на посторонние дела. Руководитель должен заранее обговорить длительность совещания и обозначить временные рамки каждого этапа дискуссий. К примеру: на высказывание личного мнения — пять минут, на выступление коллег — 20 минут, на мозговой штурм — 20 минут, на подведение итогов и выбор решения — 15 минут. Ограниченное время дисциплинирует даже тех, кто обычно пускается в долгие рассуждения. -
Контролируйте процесс
На совещании предпочтительно назначить модератора. Это ответственное лицо, которое ознакомлено со всеми положениями собрания. Такой специалист должен знать профессиональные особенности всех участников и следить за временем. В компаниях есть коллеги, которые могут провоцировать конфликты или мешать конструктивному обсуждению. Подобных людей лучше оградить от собрания, или пресекать попытки необоснованной конфронтации на корню. -
Подводите итоги
К сожалению, некоторые руководители не умеют резюмировать встречу. Результаты либо формулируются очень расплывчато, либо вообще никак.
Кроме этого, всегда важно вести протокол собрания. Для каждого принятого решения необходимо назначить ответственного, прописать сроки исполнения и планируемые результаты. Все участники совещания должны ознакомиться с положениями и поставить подпись. Фиксация итогов позволит избежать возможных недопониманий. Копии заверенных протоколов нужно отправить ответственным лицам.
И главное — в конце собрания не забудьте поблагодарить участников. Это повысит мотивацию сотрудников, ведь они поймут, что их мнение действительно ценят!